Encontrar un Catering para cualquier evento es una decisión extremadamente importante. Corporativo o privado, grande o pequeño, es imperativo elegir el servicio de catering adecuado. Hay muchas empresas de catering en el mercado, por lo que debe hacer sus deberes y elegir con cuidado para garantizar el éxito de su evento. Este artículo le brinda una guía paso a paso para elegir el servicio de catering adecuado junto con una lista de verificación útil.
Preparación
Antes de buscar un servicio de catering, debe pensar en sus necesidades de catering y recopilar información que un servicio de catering necesitará saber:
- ¿Cuál es la hora y la fecha del evento?
- ¿Tiene un presupuesto en mente?
- ¿Dónde se lleva a cabo tu evento? (¿O necesita un lugar?)
- ¿Hay una cocina en el lugar?
- ¿Cuántos invitados esperas?
- ¿Alguno de sus invitados tiene necesidades dietéticas especiales?
- ¿Tu evento tiene un tema?
- ¿Desea un estilo particular de cocina?
- ¿Necesita decoraciones, flores, arreglos de mesa?
- ¿Necesitas alquilar equipo? (Mesas, sillas, mantelería, vajilla, etc.)
Una vez que haya respondido estas preguntas, tendrá una buena idea de los servicios que necesitará. Un gran proveedor de servicios de catering ofrecerá un servicio completo para evitar que tengas que andar organizando las cosas por separado. Tener todo organizado por una empresa ayudará a que su evento se desarrolle sin problemas y reducirá su carga de trabajo.
Investigar
Una vez que haya completado su preparación, es hora de investigar un poco. Primero necesitas encontrar algunas empresas de catering. La mejor manera de hacer esto es buscar recomendaciones. Puede preguntar a amigos, familiares y colegas. O use un motor de búsqueda para obtener una lista de proveedores profesionales en el área donde se llevará a cabo su evento.
Ahora seleccione una lista corta de empresas de catering de acuerdo con las necesidades que identificó en su preparación. Por ejemplo, puede haber identificado que su lugar no tiene cocina, o que sus invitados tienen preocupaciones dietéticas particulares o que necesita alquilar equipos.
Una vez que tenga una lista de algunos proveedores de servicios de catering, contáctelos con una lista de preguntas para asegurarse de que tengan buena reputación y puedan manejar sus requisitos particulares.
Qué buscar
En primer lugar, ¿ofrece el servicio de catering una variedad de opciones de menú que incluyen la cocina particular que busca? La mayoría de los buenos servicios de catering como el que ofrece el restaurante en galapagar de la finca trinidad tendrán listas detalladas de menús en su sitio web. En su defecto, puede ponerse en contacto con la empresa y pedir que le envíen esta información por correo electrónico o por fax.
¿Qué tipo de función estás organizando? ¿Es privado o corporativo, pequeño o grande, informal o formal, interior o exterior? Cualquiera que sea el caso, asegúrese de que su Catering elegido pueda manejar el tipo de función que está planeando.
Asegúrese de que el Caterer esté disponible el día que desee. (Sin carga de fin de semana o festivo). Compruebe también que el Caterer tiene un servicio de 24 horas y está localizable los 7 días de la semana. Muchos eventos se llevan a cabo después del horario de atención o los fines de semana, por lo que será una gran desventaja y frustración si no puede comunicarse con su Proveedor por la noche o un domingo por la mañana cuando de repente piensa en algo que necesita discutir. Y ciertamente no desea pagar más por su catering solo porque su evento no es en horario comercial.
¿El Caterer proporciona su propio personal de espera? ¿El personal tiene experiencia en el estilo de evento que está planeando? ¿Estarán vestidos profesionalmente? ¿El personal se encargará de todo, desde la entrega y la preparación hasta la espera y la limpieza posterior?
De acuerdo a las necesidades que identificaste en tu preparación, ¿El Caterer te brinda el equipo que requieres? Esto puede incluir mesas, sillas, mantelería, vajilla, cristalería, cubertería o incluso hornos y un área de servicio de barra. Asegúrese de que puedan proporcionarle lo que necesita para que no tenga que correr más después de la contratación del evento. También asegúrese de que su equipo sea nuevo y esté en excelentes condiciones. No querrás que la ropa de cama gastada y los cubiertos empañados quiten el brillo de tu evento.
¿Quizás necesitas un lugar para tu evento? Si es así, un Catering que pueda proporcionarle un lugar le ahorrará tiempo y tendrá una relación establecida con el lugar. ¡Esto agilizará toda la experiencia de catering y hará que su vida sea mucho más fácil!
Si planea un tema para su evento, ¿puede el servicio de catering ayudarlo a lograr la atmósfera deseada, desde opciones culinarias hasta decoraciones y arreglos de mesa?
¿Dónde se preparará la comida? Si su lugar no tiene una cocina, el proveedor deberá prepararla y calentarla en sus instalaciones y luego entregarla lista para servir.
¿Puede el proveedor organizar bebidas? Hay mucho involucrado en la logística si necesita hacerlo usted mismo. Primero debe comprar físicamente las bebidas y luego transportarlas a su lugar. Entonces necesita un lugar para almacenarlos y un método para mantenerlos frescos. En el día, necesitará personal para servir las bebidas junto con un área de servicio de bar, además de vasos, etc. Entonces, si el Caterer no se encarga de nada que ver con las bebidas, tiene muchas más tareas para agregar a su to- lista de tareas.
¿Es la empresa un servicio de catering real? (No solo una panadería o cafetería). Después de todo, el catering es mucho más que simplemente la comida, por lo que debe seleccionar un proveedor que esté familiarizado con todos los aspectos del catering para eventos.
Para su tranquilidad, verifique que la empresa sea miembro de alguna Asociación de Catering relevante, o también puede solicitar referencias. Un buen Catering no debe tener nada que esconder.
Asegúrese de que la empresa de catering que está considerando tenga un local real y no sea solo un intermediario en línea. (En el caso de este último, es posible que tenga problemas con la calidad de los alimentos, la responsabilidad y le resulte difícil comunicarse con la empresa).
¿Qué métodos de pago acepta la empresa? Asegúrese de que acepten todas las formas, incluida la tarjeta de crédito, y que no haya cargos adicionales por usar un crédito. Tenga mucho cuidado con las empresas que solo aceptan efectivo. Tienes muy poco poder de negociación en caso de que las cosas salgan mal.
¿El Caterer requiere un depósito? Casi todos lo harán, sin embargo, la cantidad variará considerablemente. Cuanto menor sea el depósito, mejor.
¿Cuál es su política de cancelación? ¿Puede recuperar todo su dinero si se cancela el evento?
¿Tienen una política de aplazamiento? Esperemos que el proveedor pueda simplemente cambiar la fecha. Sin embargo, algunos cobrarán una tarifa por esto.
Aquí hay una lista de verificación rápida para ayudarlo a encontrar el servicio de catering adecuado:
- Opciones de menú – ¿Tienen lo que buscas? (¿Incluyendo algún requisito dietético especial?)
- ¿Pueden satisfacer su función particular? (Corporativo, privado, etc.)
- ¿Están disponibles el día de su evento planeado?
- ¿Son localizables 24/7?
- ¿Pueden proporcionar personal? ¿El personal es profesional y tiene experiencia en su estilo de evento?
- ¿Pueden organizar el alquiler de equipos? ¿El equipo está en buenas condiciones?
- ¿Pueden organizar un lugar para usted si es necesario?
- Si es necesario, ¿pueden ayudarlo con la tematización y la decoración?
- ¿Son flexibles con respecto a la preparación de alimentos si tiene instalaciones de cocina limitadas?
- ¿Puede el proveedor organizar bebidas?
- ¿Son empresas de catering reales, en lugar de una panadería o una cafetería?
- ¿Son miembros de la asociación Restaurant & Catering?
- Pida referencias.
- ¿El servicio de catering tiene instalaciones reales, no solo un revendedor en línea?
- ¿Aceptan todos los métodos de pago, incluido el crédito?
- ¿Tienen un recargo de crédito?
- ¿Qué depósito requieren?
- ¿Cuál es su política de cancelación?
- ¿Cuál es su política de aplazamiento?
Consigue una cotización
Una vez que haya revisado la lista de verificación anterior e identificado un proveedor de catering de buena reputación que pueda cumplir con sus requisitos, es hora de entrar en detalles y obtener una cotización.
Buen servicio Las empresas de catering generalmente tienen un formulario en línea bien diseñado para enviar una cotización rápida que puede hacer las cosas más fáciles y rápidas para usted. Sin embargo, es posible que prefiera un servicio personalizado, por lo que es importante que sea fácil comunicarse con el proveedor que seleccione.
En la búsqueda de una cotización, es útil para el servicio de catering si puede recomendar un presupuesto. De esa manera, pueden ayudarlo a diseñar un menú en función de lo que puede gastar, cuántos invitados espera y qué otros servicios necesita (como personal y equipo, por ejemplo). Un buen Caterer tiene una gran cantidad de conocimiento y voluntad lo más probable es que tenga algunas sugerencias inspiradas que quizás no se le hayan ocurrido simplemente al leer detenidamente sus selecciones de menú.
Una vez que se decida por la comida, el personal, el equipo, las bebidas, el lugar o cualquier otra cosa que necesite, solicite una cotización detallada.
Asegúrese de que la cotización cubra todo, incluidos los impuestos y la entrega, para que no se vea afectado por extras ocultos una vez que se haya comprometido con el Caterer.