Estoy seguro que estarás pensando que en la “era digital” sólo un dinosaurio pensaría en hacer facturas en papel. Pues no te vayas a creer. En muchas ocasiones es más operativa esta herramienta que otras para facturar. En este artículo te voy a mostrar muy resumidamente para quién está indicado y algunos trucos.
Problemas de utilizar herramientas informáticas de facturación
En muchas ocasiones he podido observar que hay negocios que utilizan sofisticados programas de facturación, y a veces sólo haces 6 o 7 facturas al año, a petición del cliente. Casos como este son pequeños restaurantes y cervecerías, pequeños comercios de alimentación, peluquerías, salones de estética, etc. Es cierto que si posees una herramienta informática, tipo TPV que te permite elaborar facturas, pues no tiene sentido no utilizarla.
Ten en cuenta que utilizar un software para facturar te implica, además del coste económico en algunos casos, emplear un tiempo en aprender sus funcionalidades. En muchos casos las herramientas de software poseen más funcionalidades de las que vas a necesitar. Por ello te recomiendo que si haces pocas, hagas tus facturas manualmente.
Si tu caso es el de un abogado, consultor, u otra profesión en la que haya que proyectar una imagen sofisticada, aunque hagas pocas facturas deberás de cuidar el aspecto de las mismas, y en ese caso habrá que pasarse al modelo digital.
Si trabajas para empresas o autónomos es probable que te pidan facturas para poder desgravar los gastos, con lo que si se repiten los clientes es bueno tener un software de facturación que guarde los clientes en su base de datos y así te ahorres de estar introduciendo sus datos fiscales cada vez.
Para finalizar…
Te recomiendo que tengas en cuenta lo siguiente, si escoges el papel como herramienta para elaborar tus facturas:
- Elige un talonario con 3 copias. Así le entregarás una al cliente, otra para ti y otra para tu gestoría.
- Quédate con los talonarios y guárdalos por orden cronológico en alguna caja de cartón o similar. En el lomo pon la fecha de inicio y de fin del talonario, el número de la primera factura y de la última, la serie de facturación, o cualquier referencia que te permita hacer una búsqueda rápida en el caso de una reclamación, duplicado, quieras hacer un histórico, o bien quieras hacer un análisis de tu facturación.
- Antes te recomendaba un talonario de 3 copias. Cuando tengas que llevar a la gestoría las facturas para que las contabilicen, arranca una copia y deja otra en la matriz del talonario. De este modo tendrás el control de las facturas que le has enviado a la gestoría, y en caso de que se extravíe alguna puedes hacer una copia de la que te quedaste en la matriz.
- El momento de pasar a una herramienta informática creo que lo has podido entresacar de algunos comentarios del vídeo. En mi opinión, si tienes facturación recurrente a los mismos clientes es bueno disponer de una herramienta con base de datos que automatice la introducción de datos. Esto es aplicable a si tienes muchos productos o servicios, pues también es bueno tenerlos en una base de datos. Si haces facturación recurrente, emites recibos bancarios, necesitas un control de cobros, si haces analítica… En todos estos casos necesitarás una herramienta informática.
Recuerda siempre antes de decidirte que una herramienta informática siempre debe ahorrarte tiempo, y que al principio deberás invertirlo en aprender a utilizarla, por lo que cuanto menos compleja sea la herramienta y más se adapte tus necesidades reales, mucho mejor.
Hoy te he querido mostrar que no siempre lo más moderno es lo mejor. Espero que te haya sido de utilidad, y sobre todo si quieres puedes comentar, añadir tus observaciones sobre este artículo y tus experiencias sobre hacer las facturas manualmente o de cualquier otro modo.